Panduan Template Payroll Excel V2

Pengenalan

Template Payroll Excel V2 ini menggunakan Microsoft Excel sepenuhnya.

Buat gaji perkerja dengan mudah menggunakan excel ini. Sudah ada formula, tunggu print slip gaji sahaja. Rekod tahunan pun ada.

Kelebihan Payroll Excel V2

  • Boleh pilih kadar KWSP, boleh pilih Tiada KWSP, kadar 9% atau 11%.
  • Disediakan kadar Perkeso & SIP
  • Pengiraan yang fleksibel untuk KWSP, Perkeso & SIP. Boleh set auto kira atau set 0 jika pekerja kontrak.
  • Pengiraan KWSP & Perkeso untuk pekerja lebih 60 tahun.
  • Pengiraan Kerja lebih masa (OT), Tidak Hadir (Absent), Cuti Tanpa Gaji Unpaid Leave, Elaun, Tuntutan Claim, Bonus.
  • Boleh set jam kerja 7.5 atau 8 jam sehari mengikut pekerja
  • Kira penolakan datang kerja lambat
  • Boleh set pengiraan cuti tanpa gaji (Unpaid Leave) sama ada mengikut jumlah bulan ataupun boleh tetap jumlah secara manual.
  • Pengiraan gaji prorata (Prorated Salary)
  • Pengiraan HRDF
  • Pengiraan PCB secara kasar. Boleh ubah secara manual jika jumlahnya tidak tepat.
  • Boleh set bahasa pilihan untuk penjanaan Slip Gaji.
  • Boleh jana Borang EA LHDN.
  • Boleh rekod cuti tahunan dan cuti sakit.
  • Boleh jana slip gaji
  • Slip gaji boleh papar cuti dan baki.
  • Laporan Penggajian
  • Laporan Cuti Tahunan
  • Boleh print slip gaji secara banyak.
  • Tunggakan Gaji (Salary Arrears)
  • Pengiraan Zakat

Maklumat Penting. Sila Baca
  • Untuk pertama kali dengan template payroll excel ini, anda disarankan untuk membaca dan mengikut panduan ini. Ada keterangan mengikut sheet excel.
  • Pastikan juga jenis excel adalah : XLSM
  • Khas untuk pengguna Windows, jika keluar seperti dibawah ini, anda perlu Unblock terlebih dahulu. Boleh rujuk cara di artikel ini: Cara Unblock Microsoft Excel

  • Pastikan juga anda telah “Enable Macros”

Penerangan Excel Sheets

1. Panduan / Guide

Sedikit penerangan ringkas cara guna template excel ini.

2. KWSP / EPF

Dalam tab ini sudah dimasukkan data kadar caruman mengikut peratus. EPF1 (11%), EPF2 (9%), dan EPF60 (Untuk umur 60 tahun ke atas). Jadi yang mana pekerja mahu kekalkan 11%, nanti dekat data pekerja (Tab Employee), boleh set terus perkerja tersebut ambil 11%.

Ketiga-tiga tab ini, boleh diubah dari semasa ke semasa.

3. PERKESO / SOCSO

Sudah dimasukkan kadar caruman perkeso di sini. Jika ada perbuhan, anda boleh kemaskini. Tiada masalah. Formula telah dimasukkan sehingga 10000 barisan. Kecuali ada perubahan yang ketara dari pihak perkeso.

4. SIP / EIS

Lebih kurang sama dengan Perkeso, kadar yang ditetapkan oleh pihak Perskeso.

5. Cukai / PCB

Dalam sheet ini disediakan tetapan jadual formula untuk pengiraan cukai PCB.

!! Peringatan: Pengiraan cukai PCB adalah secara kasar sahaja. Jika jumlah adalah berbeza, anda boleh masukkan jumlah PCB secara manual di sheet Payroll dekat bahagian penolakan (Deductions).

6. Penetapan / Setting

Buat masa sekarang anda tidak perlu ubah apa-apa di sini, kecuali terdapat pindaan dari pihak Kerajaan Malaysia. Sila ubah jumlah sahaja. Kedudukan kolum jangan ubah.

7. Bahasa / Lang

Bahasa dalam sheet ini adalah untuk kegunaan di slip gaji sahaja. Lain-lain tetap english. Boleh tukar bahasa pilihan anda di Kolum B.

Kemaskini bermula versi 24.2.2, anda kini boleh copy BM (Kolum K) dan paste terus di kolum B

8. Pekerja / Employee

Simpan maklumat pekerja di sini. Penerangan khusus boleh lihat jadual dibawah.

Kolum Penerangan
G Sila masukkan DOB (Tarikh Lahir) jika anda ada pekerja umur lebih 60 tahun. Jika nak masukkan yang bawah 60 tahun pun boleh, tiada masalah.
H Age (Umur) dikira secara automatik berdasakan tarikh lahir yang dimasukkan di Kolum G
V Resigned Date (Tarikh Letak Jawatan) sila masukkan untuk rujukan di slip gaji. Boleh abaikan jika tidak perlu.
W Status pekerja akan dipaparkan secara automatik selepas anda masukkan tarikh di Kolum V.
Z (Baru) Masukkan jumlah hari untuk pengiraan gaji prorata.

Scroll ke kanan sikit, akan ada lagi kolum-kolum pekerja.

Kolum Penerangan
AB Boleh set jam kerja 7.5 atau 8 jam sehari mengikut pekerja. Bermula versi 23.2.3
AC Boleh pilih caruman KWSP sama ada, EPF1 (11%), EPF2(9%), No EPF (Untuk pekerja yang tiada caruman KWSP)
AE Boleh set “Yes” jika pekerja mencarum Perkeso. “No” jika tidak.
AF Boleh set “Yes” jika pekerja mencarum SIP (Insurans Pekerja). “No” jika tidak.
AH Boleh set “Yes” jika nak kira PCB secara automatik. “No” jika manual atau tiada potongan PCB. Peringatan: PCB adalah dikira secara kasar sahaja.
AI Jika Kolum AH adalah “Yes”, sila pilih kategori PCB sama ada K1 (Bujang), K2 (Berkahwin dan suami atau isteri tidak bekerja) atau K3 (Berkahwin dan suami atau isteri bekerja, bercerai atau kematian suami atau isteri, atau bujang dengan anak angkat)
AJ Masukkan jumlah anak tanggungan bawah 18 tahun
AK Masukkan jumlah anak tanggungan 18 tahun ke atas (Matrikulasi / Sijil)
AL Masukkan jumlah anak tanggungan 18 tahun ke atas (Diploma ke atas)
AQ Sila pilih “Yes” jika anda mahu kira HRDF
AR Sila pilih “Yes” jika anda mahu buat pengiraan Zakat. Peratusan Zakat boleh ditetapkan di sheet Setting.
AT Masukkan cuti tahunan pekerja
AU Masukkan cuti sakit tahunan pekerja
AW

Ini adalah untuk pengiraan Cuti Tanpa Gaji (Unpaid Leave) / Tidak Hadir (Absent). Pilih Auto, jika pengiraan adalah berdasarkan jumlah hari pada bulan tersebut.

Pilih Manual jika ada jumlah spesifik. Jika manual isi jumlah hari di Kolum AX.
AX Masukkan jumlah hari, jika anda memilih manual di Kolum AW.
BA Pilih “No”, kalau ikut pergiraan OT biasa.
Buat “Yes” jika guna kadar OT sendiri. Jika Yes, sila masukkan angka dekat kolum BB, BC dan BD
9. Penggajian / Payroll

Dalam sheet ini, anda perlu memasukkan data untuk penggajian mengikut bulan dan tahun.

Gaji Pokok atau Basic Salary jangan ubah di sini. Jika ada perubahan gaji pokok, sila tukar di tab sheet “Employee”

Boleh masukkan data berikut (Ruangan column Hijau):

Jika tiada data, biarkan kosong sahaja. atau jika anda tidak guna, anda boleh “hide” sahaja. Dan jika diperlukan kemudian hari, boleh “Unhide”. Rujuk video ringkas dibawah ini:

Untuk column Merah – Sudah disetkan formula, tidak perlu usik. Gaji akan dikira mengikut data yang dimasukkan dalam ruangan hijau.

PENTING

Setelah selesai masukkan data dan jumlah gaji bersih adalah tepat, anda boleh ubah Status (Kolum DO) dari “InProgress” kepada “Complete”.

Status ini penting, untuk laporan mendatang, bagi memastikan rekod yang dimasukkan tidak berubah.

Jika status “InProgress”, berkemungkinan Jumlah Gaji akan berubah bilamana ada perubahan di Tab “Employee”.

Jika “Complete”. Tidak akan berubah sudah.

Namun begitu, anda tetap juga boleh menukar status dari “Complete” ke “InProgress” jika ada tersilap pengiraan. Sangat Fleksibel!
10. Slip Gaji / Payslip

Setelah data gaji telah dimasukkan dalam tab payroll, anda terus boleh buat payslip dengan memilih nama pekerja, tahun dan bulan.

Untuk print, boleh klik butan "Print" untuk print satu nama sahaja. Ataupun boleh klik "Print All" untuk print semua pekerja berdasarkan pilihan tahun dan bulan.

Logo boleh masukkan jika ada, jika tidak perlu, anda boleh ubah dan buang Kolum Logo. Jadikan, nama syarikat sahaja. Ubah jadi seperti dibawah ini.

Peringatan: Sila ubah kolum A1 hingga J2 sahaja. Lain-lain jangan ubah.

11. Borang EA / EA Form

Dalam tab ini, anda boleh jana Borang EA dengan syarat, jumlah gaji dimasukkan dengan tepat. Mudah sahaja, hanya pilih tahun dan nama pekerja.

Maklumat No Majikan, sila masuk secara manual. Begitu juga maklumat pengesahan borang EA dibawah.

Untuk print Borang EA, sila rujuk langkah-langkah dibawah. Cara Print. Sila Tanda (Tick) Scale to Fit untuk dapatkan print dalam satu halaman.

12. Laporan / Report

Boleh buat saringan mengikut Tahun, Bulan dan juga Pekerja. Jika nak print, sila pilih A4 Landscape dan tanda (Tick) Scale to Fit.

Jika anda ingin tambah formula sendiri di laporan ini, anda boleh rujuk video di bawah ini:

13. Cuti Tahunan / AL

Rekod cuti pekerja di sini. Masukkan ikut tarikh, 1 untuk cuti 1 hari, 0.5 separuh hari.

AL ini adalah pilihan sahaja, kalau tak nak guna sila abaikan. Jika nak guna, sila masukkan sekurang-kurangnya 1 bulan data pekerja, walaupun tiada cuti diambil.

Untuk bulan seterusnya, jika tiada cuti diambil tidak perlu isi.

14. Cuti Sakit / ML

Lebih kurang tab AL. boleh rujuk penerangan di atas.

15. Laporan Cuti / Leave Report

Sheet ini digunakan untuk melihat laporan cuti tahunan mengikut tahun. Sila masukkan tahun untuk melihat laporan. Jika ada penamabah pekerja, sila taip tahun sekali lagi untuk melihat perubahan data laporan.

16. Cara Kira Gaji Prorata / Prorated Salary

Gaji Prorata @ Prorated Salary bermaksud contohnya pekerja masuk tengah bulan. Jadi gaji yang akan dapat adalah tak sampai sebulan. Cara guna boleh ikut langkah dibawah:

  • Di sheet “Setting“, boleh buat penetapan pembahagi untuk kira gaji prorata.
  • Di sheet “Employee“, masukkan jumlah hari yang hendak di proratakan @ Prorated Salary ( Kolum Z)
  • Di sheet “Payroll“, buat macam biasa. Nanti excel ini akan kira secara automatik jumlah basic gaji prorata tersebut.
17. Cara Kira Gaji Harian / Daily Wages

Untuk kira gaji hari, sedikit berbeza. Anda boleh ikut langkah di bawah ini:

  • Di sheet “Employee“, masukkan gaji hari @ Daily Rate (Kolum Y). Unhide column Y
  • Di sheet “Payroll“, masukkan Total Days Work (Kolum G)
  • Di sheet “Payroll“, lepas itu, baru pilih tahun, bulan dan nama. Nanti excel akan tolong kirakan secara automatik.
Cara Copy Paste

Jika anda pengguna Payroll Excel V2 sebelum ini, berikut adalah panduan untuk copy paste data dari excel lama ke excel baharu.

Pastikan Paste Values, Rujuk gambar dibawah ini. Kena klik kanan dulu, baru ada pilihan ini.

Windows

MacOs

Sheet yang perlu copy paste adalah seperti berikut:

  • Copy paste data dari sheet Setting & Lang (jika perlu sahaja).
  • Copy paste data dari sheet Employee. Tambahan, kolum AB anda perlu masukkan jumlah jam 7.5 atau 8.
  • Copy paste data dari sheet Payslip – header dan logo (A2 hingga J2)

Itu sahaja. sekejap sahaja copy paste tu. Lain-lain tak perlu. sheet Payroll biarkan di excel lama sahaja dan simpan untuk rujukan anda.

Terima kasih 🙂

Cara Print Slip Gaji

Windows User

  1. Tekan keyboard Ctrl+P
  2. Pilih Active Sheet
  3. Pilih printer “Microsoft Print to PDF”
MacOs User
  1. Tekan keyboard Ctrl+P
  2. Pilih Active Sheet
  3. Tukar “PDF” kepada “Save as PDF”
  4. Dan save!

Video Preview

Video dibawah ini mungkin berbeza sedikit dengan versi template yang terkini. Namun begitu, bukanlah ketara sangat, masih boleh dirujuk.